随着经济全球化进程的不断加深,越来越多的国内企业和个人纷纷在中国香港或海外注册公司,以期更好地拓展海外市场。目前,越来越多的企业抱着不同的目的,在中国香港创立自己的公司,发展公司业务,提高企业形象,增强海外客户的信心。
想要注册中国香港公司的朋友们都会接触到一个词“中国香港公司法定秘书”,但很多人对中国香港公司秘书并不了解。
公司秘书这一概念最早可追溯至1841年的英国法律案例中,最开始只是作为“文员”角色存在,处理日常杂务。但随着社会发展和劳动分工的日益精细化,到了二十世纪末,公司秘书的法律地位已经被提升至更重要的高级管理层角色,以便任何公司均能以一个简单、现代化、高效率且低成本的架构进行运作。
中国香港政府颁布的《中国香港公司条例》第十部/474条中,亦明确规定了:“公司必须有一名公司秘书”,即法定秘书。
一般的中国香港公司(非上市有限公司),公司秘书由年满18岁的中国香港居民(常住中国香港)担任。当然,法人团体也可以担任中国香港公司的秘书,但必须由在中国香港有营业地址或办事处的专业公司担任。事实上,很多大陆企业主注册了中国香港公司,为了省时省力,均委托专业的中国香港秘书服务公司担任中国香港公司秘书。如若该中国香港公司有被追究的法律责任,担任中国香港公司法定秘书的个人或公司亦会受到牵连。
法定秘书负责的事项并确保公司的运作符合公司条例的要求:
在董事会的指示下,组织股东大会;参加股东大会和董事会,编写会议记录;处理股权转让事宜;保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册;按规定向公司注册处和税务局提交有关文件,如年度报表,税表和审计报告,更改股东或董事的通知等,需向中国香港注册署备案的事务和文件。
一般性事项的商务秘书与法定秘书的责任范围有所区别,一般性商务秘书更偏近公司内部运营所需业务:如转接电话,传真,信函包裹;处理一般文件的制作,表格填具等杂项事务。
由此可见,法定秘书主要工作职责对外,需要对接中国香港公司注册署、中国香港税务局、中国香港本地银行等管理和支持部门。而商务秘书则是作为公司内部事务处理机构而存在。法定秘书作为中国香港公司的对外窗口,其专业程度和工作重要性不言而喻,选择一家优质、专业、负责任的秘书公司是成立中国香港公司准备工作的重中之重。
建议你优质的秘书公司,因为其提供从中国香港公司申请注册、中国香港银行开户、中国香港公司年审、中国香港公司审计报税、变更中国香港公司相关资料、中国香港商标注册,银行开户等办理等各个环节服务,并对每一项服务提出专业、合理化的建议,保证每项业务的顺利办结。
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